Relance, mise en demeure : le chargé de recouvrement s'occupe de tout

Le chargé de recouvrement préserve la santé financière des entreprises

Le chargé de recouvrement véhicule parfois à tort une vision négative et altérée. Il est pourtant un acteur clé lorsqu’il s’agit de préserver la santé financière des entreprises.

Les difficultés de trésorerie donnent toute l’importance des processus liés à la gestion du poste clients. C’est d’autant plus le cas dans le contexte lié à la crise de la Covid-19.

À travers chacune de ses missions, le chargé de recouvrement aide les entreprises à améliorer leur trésorerie, à soutenir leur croissance tout en préservant leurs relations commerciales.

Découvrez dans cet article un autre regard sur le chargé de recouvrement. Quel est son rôle, quelles sont ses missions et ses compétences clés ?


Quelles sont les missions du chargé de recouvrement ?

Le chargé de recouvrement est un élément clé de la relation clients. Agissant sous mandat délivré à la société de recouvrement qui l’emploie, il est un agent indispensable qui :

  • Analyse le portefeuille clients du créancier : il collecte des informations qualitatives, évalue la santé financière et la solvabilité des débiteurs, prend en compte leurs difficultés et étudie leurs capacités de paieme nts pour mon chargé de recouvrement, rôle, missions et compétences - Gestion Credit expertter la meilleure stratégie qui servira à recouvrer les créances.
  • Identifie les litiges commerciaux : Il identifie les raisons du retard et met tout en œuvre pour obtenir un paiement rapide. C’est un bon communiquant qui désenclave des situations complexes (refus de paiement, incident de paiement…)
  • Négocie le paiement : si la situation l’exige, par exemple si le débiteur est dans une situation délicate (surendettement, peu de revenus…), il trouve un arrangement adapté aux possibilités de l'interlocuteur. Il peut notamment proposer un échéancier de paiements.
  • Recouvre les factures impayées : le chargé de recouvrement envoie des courriers de mise en demeure de payer aux débiteurs, effectue des contacts et relances téléphoniques ou mails. Il privilégie toujours le recours amiable et limite au maximum les recouvrements par voie judiciaire.

Le chargé de recouvrement doit avoir à cœur de préserver la relation clients : lorsqu'il engage les actions de recouvrement d’une facture impayée, il doit ménager la susceptibilité du débiteur. Il ne doit pas oublier qu'il représente la société créancière et qu’il est le garant de la qualité de la relation commerciale entre cette dernière et son client-débiteur.

 

Le chargé de recouvrement : un panel de compétences clés

Le développement de l’IA, l’automatisation du travail et le contexte d’incertitude que nous vivons à cause de la crise économique imposent à l’agent de recouvrement de savoir mixer des compétences techniques, comportementales, mais aussi des compétences plus atypiques.

Les compétences techniques du chargé de recouvrement

Pour satisfaire aux performances attendues, il doit :

  • Maitriser et respecter la législation en vigueur et sait mettre en œuvre les différentes procédures juridiques (mesures conservatoires, injonctions de payer, assignation au fond, référé provision…).
  • Avoir un degré de technicité élevé lorsqu’il analyse la situation, la nature de la créance et les documents contractuels associés (CGV, bon de commande, devis…) pour identifier les leviers d’actions qui lui permettront de réussir à recouvrer l’impayé rapidement.
  • Maîtriser les outils informatiques pour créer et gérer des scénarii de relance amiable (selon la nature de la créance, le profil des débiteurs, leurs comportements de paiement et les risques) et mettre en place des agendas dynamiques qui tiennent compte des enjeux sur chaque dossier à recouvrer.
  • Maîtriser les bases de données financières dans le cadre de la gestion des créances commerciales : il sait identifier rapidement les évènements de l’entreprise débitrice (cessions/cessations, procédures collectives, changement de siège social…) et adapter ses actions au contexte.

Il est aussi garant de la confidentialité des données traitées qui lui sont confiées conformément à la RGPD. La blockchain et la sécurisation des données n’ont pas de secret pour lui.

Outre l’aspect technique et opérationnel, les soft skills jouent un rôle clef dans l’accomplissement des fonctions de l'agent de recouvrement. L’humain reste plus que jamais au cœur de son métier.

Les compétences comportementales recherchées chez un chargé de recouvrement

  • Une éthique et une qualité relationnelle exemplaires : Ecoute, partage, empathie, communication interpersonnelle, ce sont autant d'outils qui lui permettent de se « connecter » aux autres et d’établir des relations riches et sincères. Cela suppose une grande connaissance de lui-même et des différences de profils psychologiques qu'il peut rencontrer. Ainsi, voici les 6 commandements qui le guident:
    1. Respect et déontologie les débiteurs,
    2. Aucun jugement de valeur,
    3. Un langage simple et compréhensible,
    4. Transparence et précisions dans les réponses aux demandes d’information sur les créances,
    5. La médiation en première intention, même dans des situations parfois difficiles,
    6. L'alerte auprès des débiteurs avant d’engager une action judiciaire à leur encontre,
  • Une organisation efficace qui lui permet de bien gérer son temps : il est méthodique, organisé et structuré dans ses démarches pour récupérer les impayés rapidement,
  • Le sens du résultat : très engagé, il recherche les meilleures solutions pour réaliser ses objectifs,
  • Le sens du collectif : il partage avec ses collègues et ses managers ses réussites et ses difficultés dans un souci d’amélioration continue. C’est bien connu, « Seul on va plus vite, mais ensemble on va plus loin ».

Les compétences atypiques du chargé de recouvrement

Ce sont des savoir-faire et/ou des savoir-être propres à lui qui le démarquent de ses homologues.

Ce peut-être :

  • La maîtrise de plusieurs langues : Parler l’anglais, l’espagnol, l’allemand, l’italien, le portugais ou le polonais, est un avantage certain lorsqu’il s’agit de recouvrer un impayé à l’étranger.
  • La capacité à apprendre en continu : dans un environnement toujours plus complexe et incertain, le chargé de recouvrement doit chercher à renouveler ses compétences régulièrement pour rester performant dans l’exercice de ses missions de recouvrement et rester employable.
  • L’agilité et l’adaptation : le chargé de recouvrement qui réussit aujourd’hui est loin d’être un simple encaisseur. C’est un professionnel aux expertises et savoirs transverses capable de piloter le changement à son niveau. Cela implique qu’il ait une grande tolérance à l’incertitude et aux idées nouvelles, des connaissances dans plusieurs disciplines (communication, gestion de projets, process qualité, cybersécurité, etc…), et une certaine facilité à intégrer le changement en continu.
  • La créativité et le sens de l’innovation : ce qui fonctionnait avant la crise de la Covid-19 ne fonctionne peut-être plus ou moins bien. Pour recouvrer rapidement un impayé, le chargé de recouvrement doit être capable d’apporter un regard nouveau sur des questions nouvelles. Les défaillances d’entreprises vont augmenter, il faudra alors redoubler de créativité et être plus persuasif que jamais pour générer un règlement rapide.

 

Chargé de recouvrement : Un métier en tension

Le recouvrement de créances est une opération incontournable et délicate de la gestion du poste clients. Avec la crise, les délais de paiement et le nombre d’impayés augmentent fortement. Il est donc crucial pour toute entreprise de se doter des meilleurs talents en la matière.

Beaucoup de besoins, peu de candidats qui sortent du lot

Si le besoin est croissant, peu de profils sont réellement compétents pour maintenir le niveau de relation client tout en générant des actions efficaces et de qualité au niveau des débiteurs.

Et en plus d’être rare, la compétence requiert un certain coût.

L’externalisation des process recouvrement ou BPO : une solution pour accélérer les encaissements

Quand une société se retrouve dans la situation où elle ne peut pas assumer une ou plusieurs missions internes de recouvrement de créances, elle peut se tourner vers une société de recouvrement de créances qui gérera cette tâche à sa place.

Nous vous proposons de collaborer avec les meilleurs chargés de recouvrement. Pour plus d’information, contactez-nous directement à travers notre formulaire de contact.