L’échéancier de paiement: une démarche pour faciliter le recouvrement

24%, c’est le taux de factures impayées entre les entreprises en France selon la dernière étude Side Trade pour BFM Business. Cette hausse inquiétante des créances inter-entreprises amène les fonctions finance à redoubler de créativité pour réduire leur DSO et recouvrer leurs impayés rapidement.

Plusieurs raisons peuvent expliquer un impayé. Un litige commercial, une incompréhension sur la facture, un oubli de régler parfois. En temps de crise, c’est le manque de trésorerie qui est de plus en plus mis en cause.

L’échéancier de paiement peut dans ce cas s’avérer fort utile pour débloquer une situation à l’amiable tout en préservant la relation commerciale avec votre client.

Dans quel cas et à qui proposer un échéancier de paiement ? Quelles sont les conditions de mise en place à respecter pour le recouvrement d’une facture impayée rapidement ? On fait le point.

L’échéancier de paiement : un arrangement qui peut payer

Lorsqu’un client ne vous règle plus vos factures parce qu’il rencontre des soucis de trésorerie, l’échéancier de paiement constitue une solution amiable payante.

Les avantages de l’échéancier de paiement :

• Il évite souvent le recours à une procédure juridique qui peut parfois s’avérer longue, coûteuse et particulièrement difficile à mettre en place.
• Il préserve la relation commerciale que vous avez bâtie avec votre client, voire, il renforce vos liens de confiance. Toutes les entreprises peuvent rencontrer des problèmes de trésorerie, surtout à l’heure actuelle. Si vous faîtes preuve d’écoute attentive et de compréhension à l’égard de votre client-débiteur de bonne foi, il sera d’autant plus enclin à vous rester fidèle sur le long terme.
• L’échéancier de paiement accélère même les encaissements. Si les conditions de l’échéancier semblent équitables, justes et réalistes aux yeux de votre client-débiteur, vous aurez plus de chance de récupérer votre argent que si vous optez pour le recouvrement forcé en première intention. La procédure juridique pourrait effectivement braquer votre client débiteur et il pourrait être tenté de vous rendre plus ardue la tâche, voire même d’organiser son insolvabilité pour stopper le recouvrement de créances à son encontre.
• Il constitue une reconnaissance de dette en cas d’échec de la négociation amiable. Le caractère certain de la créance ne fait plus de doutes et il vous sera utile en cas d’action en justice.

Mais attention, tous les bénéfices de cette méthode de recouvrement amiable listés ci-dessus sont à mettre en miroir avec le profil débiteur, son environnement et la relation commerciale que vous avez su bâtir ensemble. Petit rappel de ce qu’est une créance dans cet article.

Comment réussir la mise en place d’un échéancier de paiement ?

Après avoir évalué la viabilité de cette solution pour recouvrer à l’amiable vos créances impayées, vous devez être en mesure d’évaluer les capacités de remboursement de votre client-débiteur et sa situation exacte.

Un bon échéancier de paiement tient compte à la fois des difficultés du débiteur et des intérêts du créancier

Un plan réaliste doit tenir compte à la fois des capacités financières de votre débiteur, de sa situation économique, de la nature et robustesse de vos relations commerciales ainsi que de vos propres intérêts.

Rien ne sert en effet de proposer un plan de paiement avec des échéances trop rapprochées ou trop élevées que votre débiteur ne saurait honorer. L’arrangement serait voué à l’échec.

Toutefois, échéancier de paiement doit être sur la période la plus courte possible pour vous prémunir vous-mêmes des trop grands décalages de trésorerie. Vous pouvez également y inclure des intérêts de retard pour compenser les délais accordés.

Tout est affaire d’équilibre.

Evaluez au plus juste les capacités financières et la situation économique de votre client débiteur

Vous pouvez pour cela vous renseigner directement auprès de votre client débiteur. En complément, vous pouvez commander un renseignement commercial (recherche de solvabilité, évaluation des capacités de paiement, …) ou utiliser les bases de données financières qui constituent un élément de réassurance non négligeable et qui peuvent vous orienter sur la ligne de crédit client maximum recommandée.

Ainsi vous pourrez négocier les modalités de paiement (durée, fréquence et mode de règlement, montant des échéances, pénalités de retard) plus sereinement.

Nos conseils pour garantir la réussite de cette solution amiable

• Exigez un premier paiement immédiat dès que l’échéancier de paiement est mis en place, toujours en fonction des capacités financières de votre client débiteur, pour vérifier sa bonne foi.
• Armez-vous d’un protocole transactionnel signé des deux parties reprenant les modalités de l’échéancier de paiement : il aura valeur de reconnaissance de dette en cas de procédure judiciaire si le recouvrement amiable de créances venait à échouer.
• Ajoutez une clause prévoyant la caducité de l’accord transactionnel à défaut de paiement d’une seule échéance à la date convenue : le respect des dates est tout aussi important que celui des montants, à fortiori si l’accord comporte un abandon partiel de créance. Si par exemple, le montant de la créance est de 12 000€ mais que l’accord est pris sur 10 000€ avec abandon de 2 000€, en cas de non-respect par votre débiteur, l’accord est rendu caduque et la procédure judiciaire pourra bien porter sur la totalité du montant d’origine de la créance, soit 12 000€.
• Suivez l’évolution des paiements de manière rapprochée et systématique et gardez votre client débiteur impliqué tout autant que vous devez l’être. Au moindre incident, vous devrez être réactifs et envisager un recouvrement judiciaire.

L’échéancier de paiement n’a pas abouti au recouvrement de votre impayé ?

Si malgré vos efforts et tentatives de conciliation amiable, vous n’avez pas réussi à vous faire payer de votre client, il vous reste encore quelques ressources à utiliser.

Le recours à une société de recouvrement de créances peut dans ce cas être opportun. Le recouvrement est un métier à part entière et les professionnels en charge de la gestion des impayés sont des experts aux multiples compétences qui ont à cœur de préserver la relation commerciale entre le créancier et son débiteur. Écoute, partage, empathie, communication interpersonnelle, ce sont autant d’outils qui lui permettent de recouvrer les impayés qui lui sont confiés avec éthique et respect de vos clients débiteurs.

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