Que faire si mon client ne paie pas ma facture ? Guide complet pour garantir votre paiement

En France, 25 % des faillites d’entreprises sont directement causées par les retards de paiement et les impayés. Mais qu’est-ce qu’une facture impayée exactement ? Une facture impayée est une facture émise par une entreprise qui n’a pas été réglée par son client dans les délais convenus. Cela peut entraîner des difficultés financières importantes, mettant en péril la stabilité et la croissance de l’entreprise.

Anticiper et agir rapidement sont les clés pour éviter les factures impayées ou du moins minimiser leurs impacts. Mais comment et avec quels outils protéger ses intérêts et garantir le paiement de ses factures ? Quelles mesures prendre pour prévenir les retards de paiement ?

Pour appréhender au mieux les défis liés aux factures impayées, découvrez dans cet article un guide détaillé, étape par étape, sur la gestion des factures impayées, allant de la prévention à la mise en œuvre de stratégies efficaces. 

ÉTAPE N°1 : décrypter le processus d’achat de vos clients pour mieux anticiper les impayés avant qu’ils ne se produisent

Dans le recouvrement de créances, la prévention est souvent la clé pour éviter les mauvaises surprises. Il est donc essentiel de décrypter le processus d’achat de vos clients afin de mieux anticiper les retards de paiement. Voici quelques stratégies gagnantes pour diminuer les retards de paiement et optimiser vos chances de recouvrer vos créances avec succès : 

Anticiper les retards de paiement 

Connaissez-vous les pratiques d’achat de vos clients ? Qui valide et exécute le paiement ? Et surtout, êtes-vous attentif à tout risque lié à la solvabilité de vos clients ? Une connaissance approfondie de leurs habitudes d’achat, de leur politique de paiement et de leur historique de règlement peut vous aider à évaluer les risques potentiels et à prendre des mesures préventives. Analysez les délais moyens de paiement de chaque client, identifiez les éventuelles difficultés financières et soyez vigilant face à toute indication de retards de règlement.

Veillez également à rédiger soigneusement vos conditions générales de vente (CGV) de manière claire et précise, afin d’établir des règles de paiement fermes et de limiter les ambiguïtés. Incluez des clauses relatives aux pénalités de retard, aux intérêts de retard et aux modalités de recouvrement des créances impayées. 

Acteurs clés du recouvrement : comment les identifier et les utiliser à votre avantage ?

Identifiez les intervenants dans le processus d’achat au sein de vos clients. En connaissant les personnes impliquées dans le processus, leur rôle, leur service et leurs coordonnées, vous pouvez agir rapidement et efficacement en cas de retard de paiement.

S’outiller : logiciels de facturation, de relance, plateforme d’information financière sur les entreprises… 

Pour faciliter la gestion de vos factures et le suivi des paiements, outillez-vous de logiciels de facturation et de relance. Ces outils automatisés vous permettent d’émettre des factures rapidement, de suivre les paiements en attente et de mettre en place des rappels automatisés pour les retards de règlement. De plus, l’utilisation de plateformes d’information financière sur les entreprises peut vous donner un aperçu précieux de la solvabilité de vos clients et vous aider à prendre des décisions éclairées lors de l’établissement de relations commerciales. 

ÉTAPE N°2 : des Conditions Générales de Vente et des factures bien rédigées

Des Conditions Générales de Vente (CGV) et des factures bien rédigées sont des éléments clés pour protéger vos intérêts financiers et assurer le paiement de vos produits ou services. Parmi les clauses juridiques indispensables dans vos factures et CGV, nous retrouvons : 

• La date de paiement est fixée à 30 jours après la réception du produit ou service, selon le Code du Commerce. Elle peut être prolongée à 45 jours ou 60 jours sur négociation entre le créancier et le débiteur.
• Le barème des prix ainsi que les éventuelles réductions ou rabais applicables,
• Des pénalités de retard dont le taux des pénalités légal est fixé par la Banque Centrale Européenne,
• La clause de réserve de propriété : cette clause prévoit que vous restez propriétaire des biens vendus jusqu’au paiement intégral du prix, vous permettant ainsi de récupérer vos biens en cas de non-paiement, 
• La clause attributive de compétences : cette clause permet de déterminer la juridiction compétente en cas de litige, ce qui peut être utile si vos clients sont établis loin de votre lieu de résidence, 
• La clause pénale qui spécifie les dommages et intérêts en cas de non-paiement à l’échéance, 
• La clause résolutoire utilisée pour sécuriser la transaction et protéger vos intérêts en cas de non-paiement

Intégrez également les mentions obligatoires requises par la législation en vigueur, notamment vos coordonnées complètes et les détails des produits ou services fournis.

ÉTAPE N°3 : comment faire une bonne relance client ?

Pour maximiser vos chances de recouvrer vos créances, il est important de mettre en place une stratégie de relance efficace : 

1. Soigner la relation commerciale “convaincre et ne pas contraindre” : mettez l’accent sur l’importance de maintenir une collaboration durable et bénéfique. Restez professionnel et courtois, en évitant tout ton agressif ou accusateur.

2. Relancer efficacement par téléphone de manière rythmée et adaptée à la nature de l’impayé : préparez votre argumentaire à l’avance, en demandant pourquoi le paiement n’a pas été effectué et en mettant l’impact du retard de paiement sur votre trésorerie. Restez calme et empathique, tout en étant ferme sur l’importance de régulariser la situation.

3. Relancer par écrit si les démarches téléphoniques n’ont pas abouti au paiement : envoyez un premier mail de rappel 5 jours avant la date d’échéance de la facture, en signalant le retard de paiement. Après 5 jours, envoyez un deuxième mail de relance plus direct, soulignant l’impayé et rappelant les conséquences du non-paiement Vous pouvez envoyer un troisième et dernier mail, accordant un délai de 8 jours pour régulariser la situation. 

4. Mise en demeure : Si vous n’avez aucune réponse après le délai de 8 jours accordé précédemment, vous pouvez adresser à votre client un courrier (par voie postale avec AR) de mise en demeure, spécifiant la somme due, les pénalités de retard par factures, les délais de paiement et les conséquences légales en cas de non-paiement. 

Nb: Comment rédiger un courrier de mise en demeure ? Bien que ce document ne soit pas obligatoire, il est un allié précieux devant le juge. Le courrier doit être précis, formel et explicite. Mentionnez toutes les informations nécessaires, y compris les références de la facture, les coordonnées de chaque partie, la nature du litige, le montant dû, les dates de paiement et les conséquences en cas de non-paiement. Une fois prêt, le courrier doit être idéalement envoyé en recommandé avec accusé de réception.

ÉTAPE N°4 : comment faire face à un client qui ne paye toujours pas ?

Si malgré les relances écrites et téléphoniques, aucune action n’est entreprise par le client, le dossier passe alors au service contentieux ou encore par un cabinet de recouvrement de créances : 

1. Recouvrement à l’amiable : après avoir contacté un cabinet spécialisé dans le recouvrement, celui-ci tentera d’obtenir un recouvrement de créances à l’amiable avec le client, en négociant des modalités de paiement adaptées aux deux parties.

2. L’ordonnance d’injonction de payer : une procédure efficace. L’injonction de payer est une procédure de recouvrement judiciaire dans laquelle le créancier intente un procès contre son débiteur devant un tribunal pour lui réclamer la somme due. C’est une procédure judiciaire simple et efficace pour recouvrer les impayés.
   
   NB: Pour obtenir une ordonnance d’injonction de payer, vous devez déposer une demande auprès d’une juridiction compétente, accompagnée de toutes les preuves nécessaires (factures impayées, relances effectuées et autres documents contractuels pertinents). Assurez-vous que la créance est exigible et certaine, qu’elle comporte une clause contractuelle ou résulte d’une obligation de caractère statutaire (art. 1405 du Code de procédure civile). Si le juge est convaincu de la validité de la créance, alors l’ordonnance d’injonction de payer sera acceptée. Cette ordonnance donne le pouvoir d’effectuer une saisie de fonds ou de biens du débiteur pour récupérer la somme due.
   
3. Une saisie bancaire pourra ensuite être effectuée par l’huissier de justice, sous l’autorisation du juge. 

L’assignation au fonds

L’assignation au fonds est une procédure judiciaire permettant de soumettre le litige à un tribunal qualifié pour qu’il rende une décision définitive sur le fond du dossier. Cette procédure est plus longue et nécessite une présentation détaillée des faits et arguments.

Le référé provision 

Le référé provision, quant à lui, est une procédure d’urgence visant à obtenir une somme d’argent provisoire pour faire face aux besoins immédiats, en attendant une décision définitive. Cette procédure permet d’obtenir rapidement une ordonnance de paiement provisoire, basée sur une apparence de droit.

Recours à une agence de recouvrement : quand et comment faire ?

Lorsque les mesures de relance n’ont pas abouti à un règlement de la part du client, le créancier peut faire appel à une agence de recouvrement pour un recouvrement de créances amiable ou judiciaire. 

• Évaluation de la situation

Évaluez la gravité du problème et déterminez si le recours à une agence de recouvrement est nécessaire. Si les impayés persistent malgré vos efforts, alors il est temps de solliciter une expertise externe. 

• Comment sélectionner la bonne agence ? 

Choisissez une agence de recouvrement qui bénéficie d’une solide expérience dans le domaine. Assurez-vous que l’agence offre une gamme complète de services de recouvrement :  recouvrement amiable, recouvrement de créances judiciaire en France et éventuellement à l’étranger. Une agence polyvalente pourra adapter sa stratégie en fonction de vos besoins. 

Experte dans le credit management depuis plus de 50 ans, GESTION CREDIT EXPERT contribue à préserver la santé financière des entreprises en proposant des services de recouvrement de créances amiable, judiciaire en France et à l’étranger. Forts de nos 50 collaborateurs et de nos 300 partenaires, nous offrons un service sur-mesure et adapté à votre environnement business, encadré par notre politique Qualité et notre démarche RSE.

• Communication des informations 

Fournissez à l’agence de recouvrement toutes les informations pertinentes concernant le client, la facture impayée et les démarches déjà entreprises. Plus les informations sont complètes, plus l’agence pourra agir de manière efficace. 

Préservez votre trésorerie avec une solution de confiance !

D’après Forbes, environ 56 milliards d’euros de créances en France demeurent impayées, et seulement 2 milliards d’euros sont recouvrés par les professionnels. Les conséquences négatives des factures impayées sont multiples et peuvent entraîner des difficultés financières importantes. Des retards dans le paiement des fournisseurs à la réduction des liquidités disponibles pour investir dans le développement de l’entreprise, ces situations peuvent mettre en péril la stabilité et la croissance de toute organisation.

Pour y faire face, il est recommandé de faire appel à un expert en Credit Management pour déterminer la meilleure stratégie à adopter dans votre cas particulier. Forte de son expertise en la matière, GESTION CREDIT EXPERT met à votre disposition des professionnels qualifiés, une stratégie personnalisée et des solutions efficaces pour récupérer vos créances impayées, tout en préservant vos relations commerciales.