Comprendre, gérer et comptabiliser les créances douteuses

Une créance douteuse fait référence à une créance ou une facture impayée qui présente un risque élevé de non-recouvrement. En d’autres termes, une créance est considérée comme douteuse lorsque l’entreprise à qui une somme d’argent est due a des doutes quant à la capacité de son client débiteur à lui régler intégralement la dette.

Cette incertitude peut peser lourdement sur la santé financière de votre entreprise. Alors, que faire lorsque les paiements tardent à se concrétiser ? Et surtout, comment gérer et prévenir les créances douteuses ? Retrouvez dans ce guide tout ce qu’il faut savoir sur la gestion et la comptabilisation des créances douteuses, et comment opérer une procédure efficace de recouvrement de créances. 

Créances douteuses : définition, origines et conséquences

En comptabilité, une créance douteuse désigne une somme d’argent que le client doit à une entreprise en échange d’un bien ou d’un service, mais dont une partie significative a de forte chance d’être perdue malgré toute tentative de recouvrement. À ne pas confondre avec une créance irrécouvrable qui est par définition à 100% irrécupérable. 

Les créances douteuses ont un impact fort sur la trésorerie puisqu’elles retardent les rentrées d’argent attendues et affectent les revenus disponibles. 

Les origines les plus fréquentes des créances douteuses

• Défaillances ou difficultés financières des clients : Les clients peuvent faire face à des difficultés financières telles que la perte d’emploi, la faillite, ou d’autres problèmes économiques qui les empêchent de rembourser leurs dettes.
• Mauvaise gestion financière : certains clients, parce qu’ils gèrent mal leur comptabilité, ne respectent pas les termes de paiement convenus.
• Litiges ou désaccords sur les termes du contrat : si le produit ou le service fourni ne répond pas aux attentes du client, cela peut entraîner des retards de paiement ou à des impayés. 
• Changements économiques : les fluctuations économiques, telles que les récessions ou l’inflation, peuvent avoir un impact sur la capacité des clients à rembourser leurs dettes. 
• Fraude : Dans certains cas, des activités frauduleuses peuvent entraîner des créances douteuses. Cela peut inclure des cas de fraude à la carte de crédit ou d’usurpation d’identité par exemple.

Les conséquences des créances douteuses sur votre entreprise

Les créances douteuses sont généralement traitées en tant que pertes potentielles dans les états financiers d’une entreprise, ce qui peut affecter sa rentabilité et sa santé financière. Voici en détails les impacts négatifs des créances douteuses :

• Réduction du cash-flow : Les créances douteuses entraînent une diminution des flux de trésorerie, car l’entreprise ne parvient pas à recouvrer les montants dus. Cela peut affecter la capacité de l’entreprise à financer ses opérations quotidiennes, à investir dans de nouveaux projets et à répondre à ses obligations financières.
• Augmentation des coûts administratifs : l’entreprise peut devoir engager des ressources supplémentaires pour récupérer les créances en souffrance, ce qui entraîne des coûts supplémentaires. Cela inclut les frais juridiques, les frais de recouvrement et les coûts administratifs liés à la gestion des créances.
• Réduction de la rentabilité : Les créances douteuses peuvent réduire la rentabilité globale de l’entreprise, car les revenus escomptés ne sont pas réalisés. Cela peut également affecter la capacité de l’entreprise à distribuer des dividendes aux actionnaires.
• Baisse de la valeur nette : Si les créances douteuses sont importantes, elles peuvent réduire la valeur nette de l’entreprise, ce qui peut avoir des implications sur sa valorisation globale.
• Impact sur la capacité de crédit : Les créances douteuses peuvent également affecter la capacité de l’entreprise à obtenir du crédit auprès des institutions financières. Les prêteurs examinent souvent la qualité du portefeuille de créances d’une entreprise lorsqu’ils évaluent sa solvabilité et sa capacité à rembourser les dettes.
• Impact sur la confiance des investisseurs et des partenaires commerciaux : Une gestion inefficace des créances peut affecter la confiance des investisseurs et des partenaires commerciaux dans la stabilité financière de l’entreprise. Cela peut entraîner une réticence à investir davantage ou à établir des relations commerciales.

L’impact des créances douteuses sur une entreprise est donc loin d’être négligeable.

Pour minimiser le risque de créances douteuses et pour gérer efficacement les situations où elles se produisent, il est donc important pour les entreprises de mettre en place des politiques et des procédures de gestion de recouvrement efficaces. 

Quels sont les signes annonciateurs d’une créance douteuse ?

Il y a plusieurs signes avant-coureurs d’une créance douteuse potentielle à venir. Il faut savoir les identifier avant que l’impayé devienne un problème important pour la santé financière de votre entreprise.   

• Paiements retardés ou manqués plus fréquents de la part d’un client : L’un des signes annonciateurs les plus évidents d’une créance douteuse est lorsque l’un de vos clients retarde ou manque de manière systématique des règlements. Si vous remarquez une tendance aux retards de paiement ou des excuses pour non-paiement, cela peut indiquer que votre client a des difficultés financières ou évite intentionnellement le paiement. 
• Panne de communication : le dialogue est essentiel dans toute relation commerciale. Si vous commencez à rencontrer des difficultés de communication avec un client concernant des factures non encore payées, cela pourrait être le signe de problèmes. E-mails ignorés, appels téléphoniques sans réponse ou un évitement constant lorsque vous essayez de discuter des modalités de paiement peuvent indiquer que votre client évite le problème de manière intentionnelle. Ne tardez pas à prendre les choses en main de manière plus ferme pour remettre les choses en ordre rapidement.
• Difficultés financières : Un autre signe d’alerte à prendre en compte est la situation financière d’un client qui se détériore soudainement. Pour vérifier cela, il est important d’opérer une veille régulière sur votre portefeuille clients ou du moins sur ceux qui vous génèrent le plus de chiffre d’affaires (alertes google, informations financière disponibles sur les plateformes, communiqués de presse…).

Identifier rapidement les signes annonciateurs de créances douteuses est stratégique pour préserver la trésorerie de votre entreprise et réduire les risques de crédit clients.  

Pour cela, nous vous recommandons fortement de régulièrement surveiller la solvabilité de vos clients et leur évolution puis d’analyser leurs comportements de paiement.

Comment limiter l’impact négatif des créances douteuses ?

Pour minimiser l’impact des créances douteuses, voici 5 bonnes pratiques à adopter :

1) Prendre des mesures préventives pour éviter l’accumulation de créances douteuses

Proposer un escompte commercial (appelé aussi escompte de règlement) à un client peut s’avérer très efficace. Il consiste à obtenir du client qu’il règle sa facture avant terme, en échange d’une remise commerciale. Peu coûteux et facile à mettre en place, l’escompte est une réponse intéressante aux décalages de trésorerie et au risque de créances impayées.

2) Mettre en place un credit management solide

Les politiques et les procédures de crédit clients doivent être bien claires, bien communiquées à vos équipes internes ainsi qu’à vos clients. 

Lorsque par exemple, vous mentionnez clairement dans vos conditions générales de vente ou vos contrats les termes de paiement, les modes de règlement possibles, les intérêts sur les retards et les conséquences en cas de non-paiement, vous vous assurez que vos clients sont bien au fait de leurs obligations et responsabilités lorsqu’ils passent commande auprès de votre entreprise. 

3) Surveiller de près les comptes clients

Maintenez à jour votre base de contacts clients, pour transmettre vos factures et adresser vos relances à la bonne personne. A l’heure où le marché du travail connaît de nombreux changements, il est essentiel de renforcer la qualité des informations de contact clients pour réduire le risque de créances douteuses. 

Assurez-vous aussi régulièrement de la bonne santé financière de vos clients et suivez de près leurs indicateurs de solvabilité. Les Informations légales, les bilans financiers, les indicateurs de rentabilité et de solvabilité sont autant d’éléments qui vous permettront de savoir si une entreprise a la capacité de payer ses dettes. 

4) Facturez rapidement et de manière précise

La facturation est une étape rigoureuse qui constitue une réelle opportunité pour réduire les risques de créances douteuses.

Envoyez rapidement vos factures à vos clients dès que les produits ou services sont livrés. Incluez-y toutes les informations utiles sur les conditions et modes de règlement. Vous aiderez ainsi vos clients dans leur propre gestion comptable et vous limiterez les cas de créances douteuses dont l’or 

5) Mettez en œuvre des procédures efficaces de recouvrement des créances

La mise en œuvre de procédures de recouvrement des créances efficaces est essentielle pour assurer la stabilité financière de votre entreprise et réduire drastiquement le nombre de créances douteuses.

Les procédures de recouvrement, pour qu’elles soient payantes, doivent être faites de manières rythmée, systématique et continue dans le temps. Voici les étapes clés :

• Mettez en place un système de suivi proactif des comptes clients, cela vous permettra d’identifier rapidement les retards de paiement potentiels.
• Envoyez des rappels de paiement avant la date d’échéance.
• Établissez une communication ouverte avec les clients en cas de retards de paiement. Identifiez les raisons du retard et trouvez des solutions.
• Proposez des options de paiement flexibles pour faciliter la résolution des problèmes financiers temporaires des clients. 
• Formalisez une politique de recouvrement claire, décrivant les étapes à suivre en cas de non-paiement.

Recouvrement de créances douteuses : l’externalisation, une approche efficace

Si malgré vos efforts les retards de paiement persistent, envisagez l’externalisation du recouvrement à des agences spécialisées.

Le recouvrement est un métier à part entière qui nécessite notamment de maîtriser parfaitement la négociation par téléphone. Dans le contexte économique actuel tendu, on ne peut pas se contenter de réclamer le paiement de ses factures, on doit négocier avec ses clients.

Envisager de confier le recouvrement de vos créances à des professionnels expérimentés dans le traitement de ces questions, vous garantira aussi à la fois la conformité légale et la préservation de vos relations commerciales.  

Et, si les négociations amiables n’aboutissent pas, les sociétés de recouvrement seront à même de piloter des procédures judiciaires pour récupérer vos créances impayées.

Enfin, si malgré tous les efforts pour récupérer vos créances ont échoués, une société de recouvrement sera habilitée à vous remettre un certificat d’irrécouvrabilité. Ce document officiel attestera du caractère irrecouvrable de votre créance douteuse et vous permettre de la comptabiliser en perte définitive pour récupérer la TVA correspondante.

Créances douteuses : comment les comptabiliser

La comptabilisation des créances douteuses est une étape importante dans la gestion financière d’une entreprise. Voici comment procéder :

1. Provision pour créances douteuses : Une fois que le risque de non-recouvrement a été évalué, il est recommandé de constituer une provision pour créances douteuses. Cette provision représente une estimation de la perte probable liée aux créances douteuses et est enregistrée en tant que charge dans les comptes de l’entreprise.
   • Débit du compte de charges : Enregistrez la provision pour créances douteuses en débitant un compte de charges approprié, tel que « Dotations aux provisions pour créances douteuses. »
   • Crédit du compte de provisions : Créditez un compte de provisions spécifique, comme « Provisions pour créances douteuses. »
2. Mise à jour régulière : Il est important de mettre à jour régulièrement la provision pour refléter les changements dans la situation des clients. Si le risque de non-recouvrement augmente, la provision devrait être ajustée en conséquence.
3. Enregistrement de la perte définitive : Lorsqu’il devient évident qu’une créance est irrécouvrable, elle doit être constatée comme une perte définitive. Cela se fait en débitant la provision pour créances douteuses et en créditant le compte de créances correspondant.
   • Débit du compte de provisions : Enregistrez la perte en débitant le compte de provisions pour créances douteuses.
   • Crédit du compte de créances : Créditez le compte de créances douteuses pour constater la perte.
4. Réduction de la provision en cas de recouvrement : Si une créance douteuse est recouvrée après sa comptabilisation, ajustez la provision en conséquence.
   • Débit du compte de provisions : Réduisez la provision en débitant le compte de provisions pour créances douteuses.
   • Crédit du compte de trésorerie ou de créances : Créditez le compte de trésorerie ou le compte de créances pour refléter le recouvrement.

Pour vous assurer que toutes les réglementations comptables sont respectées et que les estimations de provisions sont appropriées, nous vous recommandons de consulter votre expert-comptable.

La gestion proactive des créances douteuses contribue à maintenir une situation financière saine et à éviter les risques de crédit clients trop importants. 

En mettant en place une gestion proactive des impayés et en l’adaptant à la nature spécifique de votre entreprise, vous maximisez vos chances de recouvrer les créances impayées de manière efficace. Vous renforcez également la confiance et le lien que vous accordent vos clients tout en assurant l’avenir de votre entreprise.

GESTION CREDIT EXPERT vous accompagne de A à Z dans la gestion des créances douteuses. Pour plus d’informations, contactez-nous via notre formulaire de contact.