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Comment les rappels de paiement automatisés peuvent transformer votre stratégie de recouvrement ?

Pour les entreprises, les retards de paiement peuvent rapidement devenir un cauchemar et mettre en péril leur trésorerie ainsi que leur stabilité financière. Imaginez que, malgré tous vos efforts pour conserver une bonne relation avec vos clients, certains d’entre eux tardent à régler leurs factures.

Vous vous retrouvez à multiplier les relances, à passer des heures sur des tâches administratives répétitives, alors que ces précieuses ressources pourraient être utilisées dans des activités plus stratégiques et à plus forte valeur ajoutée.

Heureusement, il existe une solution qui a déjà transformé la stratégie de recouvrement de nombreuses entreprises : l’automatisation des rappels de paiement.

Les rappels de paiement automatisés sont des messages texte et électroniques envoyés aux clients à intervalles réguliers après la génération d’une facture pour des biens ou des services.

Dans cet article, nous allons explorer les avantages de ces rappels ainsi que les meilleures pratiques pour les mettre en œuvre.


Les avantages des rappels de paiement automatisés

L’automatisation des rappels de paiement offre des avantages et bénéfices considérables pour la gestion financière d’une entreprise. Elle permet notamment de mieux contrôler les créances tout en optimisant leurs ressources. Voyons de plus près ces avantages.

La réduction des retards de paiement

Les retards de paiement affectent les secteurs à tous les niveaux. Prenons la construction comme exemple ; le rapport 2022 de l’Observatoire constate que les retards de paiement restent une préoccupation majeure dans cette industrie.

De plus, selon la Capeb, 15 % des entreprises artisanales du bâtiment déclarent faire face à des besoins en trésorerie dû à l’allongement des délais de paiement des clients.

Les rappels automatisés aident les entreprises à réduire ces délais car:

  • Ils réduisent les risques d’oubli: les notifications envoyées avant et après l’échéance d’une facture maintiennent le client informé en temps réel, les risques d’omission sont réduits et cela facilite un paiement dans les délais proposés.

Ils fluidifient les échanges avec les clients tout en instaurant une certaine rigueur dans le respect des échéances.

La réduction des tâches administratives répétitives

Les tâches administratives liées à la gestion des paiements sont souvent fastidieuses et chronophages. Avec la mise en place d’un logiciel devis facture, vous pouvez automatiser l’envoi de rappels. Cela permet un gain de temps important et limite les erreurs humaines. Votre équipe peut ainsi se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, tout en assurant un bon suivi des créances.

L’amélioration de la trésorerie

Avoir peu de factures impayées, et donc des paiements plus rapides et réguliers, va améliorer votre trésorerie. En réduisant les délais d’encaissement, vous renforcez également la stabilité de vos flux financiers.

Le fait d’avoir moins de créances à recouvrer vous permet aussi d’anticiper plus facilement les entrées d’argent et d’ajuster vos dépenses en conséquence. Vous pouvez aussi investir plus sereinement pour développer votre entreprise.

Les éléments principaux d’un système de rappel automatisé

Un bon système de rappel automatisé repose sur plusieurs fonctionnalités clés qui, ensemble, permettent d’assurer une bonne efficacité du recouvrement tout en simplifiant la gestion des paiements. Regardons les éléments essentiels à intégrer.

Les calendriers de rappel personnalisés

La possibilité de personnaliser les calendriers de rappel est nécessaire. Chaque client a des habitudes de paiement différentes, et un calendrier flexible permet d’adapter la fréquence des relances en fonction des habitudes ou de la situation spécifique de chacun. Par exemple, vous pouvez choisir d’envoyer un premier rappel quelques jours avant la date d’échéance, puis ajuster les suivants en fonction des réponses ou des retards observés.

Une communication multicanale

Afin de maximiser l’impact des rappels, pensez à utiliser plusieurs canaux de communication. Que ce soit par e-mail, SMS ou par téléphone, le multicanal permet de toucher les clients là où ils sont le plus réceptifs. En diversifiant les moyens de communication, vous augmentez les chances que le client prenne connaissance du rappel de paiement rapidement.

L’email est à privilégier si vous devez fournir des détails sur la facture ou des instructions de paiement. Ils sont idéaux pour les clients qui préfèrent une trace écrite de leurs communications. Le SMS, quant à lui, est à utiliser pour des rappels plus urgents ou des notifications courtes. C’est particulièrement utile pour des relances de dernière minute ou lorsque le client est souvent en déplacement. De plus, les SMS ont un taux de lecture très élevé.

Plusieurs options d’intégration de paiement

Un système de rappel automatisé doit inclure des options de paiement intégrées pour simplifier la procédure de règlement. Avec plusieurs méthodes de paiement directement accessibles sur le rappel, vous facilitez l’action du client. Pour automatiser la mise à jour des paiements reçus, vous pouvez vous tourner vers des logiciels comptables. Ce type d’outil garantit un meilleur suivi et réduit les erreurs liées à la gestion manuelle des transactions.

Vous pouvez par exemple proposer un paiement par lien direct sécurisé en ligne, une intégration avec des logiciels comptables qui permettent à vos clients de régler leurs factures directement via ces plateformes ou encore un paiement en plusieurs échéances.

La dernière option est particulièrement utile pour des factures importantes car elle permet à vos clients de gérer leurs finances tout en vous assurant des encaissements réguliers.

Le suivi et les analyses pour déterminer la performance des rappels

Grâce à des outils de comptabilité intégrés, vous pouvez mesurer différents indicateurs de performances de recouvrement de créances comme le taux de réponse aux rappels, le délai moyen de paiement après relance, et identifier les clients qui ont la fâcheuse habitude de payer en retard.
Ces données vous permettent d’adapter votre stratégie de recouvrement et d’augmenter son efficacité.

Par exemple, si un client a plusieurs factures en retard, vous pourriez proposer une option de paiement échelonnée directement dans le rappel pour faciliter le règlement et réduire les risques d’impayés.


Les meilleures pratiques pour mettre en œuvre des rappels automatisés

Certaines bonnes pratiques sont à suivre pour garantir l’efficacité des rappels automatisés. Ces actions permettent de maximiser les chances d’un règlement rapide.

Tenez compte de la fréquence et du “timing” de l’envoi des rappels

Envoyer des rappels trop fréquents peut irriter vos clients, tandis que des relances transmises de manière sporadique peuvent les pousser à oublier leur obligation de payer. La fréquence dépend notamment de l’historique et des antécédents que vous avez avec eux.

Généralement, il est conseillé d’envoyer un premier rappel quelques jours avant l’échéance, puis des rappels réguliers après la date butoir. Le bon équilibre entre la fréquence et le “timing” permet de rester présent aux yeux de votre client sans être perçu comme trop insistant.

Personnalisez les messages pour améliorer l’engagement des clients

Un rappel générique a souvent moins d’impact qu’un message personnalisé. C’est valable pour de la prospection commerciale mais également lorsque vous faites des relances de paiement.

En vous adressant à vos clients  en ajoutant des jetons personnalisés comme les nom et prénom et en adaptant le contenu du rappel à leur cas précis (paiement d’une facture en retard, montant dû, proposition d’échelonnement), vous leur montrez qu’ils ne sont pas seulement un numéro avec un RIB.

Une approche personnalisée incite vos clients à se sentir plus impliqués, ce qui augmente les chances qu’ils prennent les mesures nécessaires pour régulariser leur paiement rapidement.

Plutôt qu’un message générique comme : “Cher client, votre facture n°1234 n’est pas réglée. Merci de régulariser le paiement dès que possible.”.

Vous pouvez personnaliser le message ainsi : “Bonjour [Prénom + Nom du client], Nous souhaitons vous rappeler que votre facture n°1234 d’un montant de [montant dû] est en attente depuis le [date d’échéance]. Si vous avez déjà procédé au règlement, veuillez svp ignorer ce message. Dans le cas contraire, n’hésitez pas à nous contacter si vous avez besoin d’un délai supplémentaire ou pour toute autre question. Merci de votre confiance. ”.

Pour aller plus loin, il peut être pertinent d’envisager de mettre en place des outils de gestion de la relation client appelés CRM au sein d’une stratégie plus globale. L’information obtenue avec un CRM vous permet de mieux comprendre vos clients et personnaliser davantage vos messages.

De plus, un CRM centralise toutes les interactions avec vos clients ; du coup, vous pourrez non seulement améliorer la gestion et le suivi des paiements, mais également anticiper les besoins futurs et renforcer la fidélité de vos clients sur le long terme.

Alignez les rappels sur les préférences des clients

On en a parlé précédemment dans l’article du multicanal, mais chaque client a ses préférences en matière de communication. Certains réagiront mieux à des e-mails, tandis que d’autres seront plus attentifs à des SMS ou à des notifications via une application.

Vous devez comprendre ces préférences pour que vos rappels soient plus efficaces. En adaptant le canal de communication à chaque client, vous augmentez les chances qu’il prenne connaissance du rappel et agisse en conséquence. Cela permet également de renforcer la relation client, car vous lui montrez que vous tenez compte de ses préférences personnelles.

Pour finir

Mettre en place en interne des rappels de paiement automatisés peut vous permettre d’améliorer votre stratégie de gestion des risques financiers.

Ces rappels réduiront les retards de paiement, alléger votre charge administrative et améliorer votre trésorerie. Avec un système efficace qui intègre des calendriers personnalisés, une communication multicanale et un suivi des indicateurs clés de performances, vous vous assurez non seulement de recouvrer vos créances plus rapidement mais vous conservez aussi une bonne relation avec vos clients.

Et si malgré vos efforts de gestion vous rencontrez toujours des réticences de la part de certains de vos clients pour vous régler en temps et en heure, la solution d’externaliser le recouvrement de créances doit s’imposer à vous rapidement.