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Comment procéder à un recouvrement ?

Maintenir un bon niveau de trésorerie est un enjeu de taille pour les dirigeants d’entreprises et les DAF. Cependant, même les entreprises les mieux gérées se retrouvent parfois confrontées à des débiteurs qui tardent à honorer leurs obligations de paiement. Le recouvrement de créances intervient alors comme un moyen presque vital car il contribue à préserver la stabilité financière d’une entreprise. 

Le recouvrement de créances est le processus par lequel un créancier entreprend des actions pour obtenir le règlement d’une dette due par un débiteur. Cela implique la mise en place de procédures, allant des rappels amicaux aux mesures légales. 

Un recouvrement efficace permet d’augmenter le cash disponible, réduire les risques de crédit et consolider les opportunités de croissance. Cela se traduit par un impact direct sur la réputation de l’entreprise, sa relation avec ses clients et partenaires, ainsi que sur sa capacité à investir dans de nouvelles opportunités.

Forts de notre expertise et de notre engagement envers nos clients, GESTION CREDIT EXPERT propose des solutions sur mesure pour aider les entreprises à gérer leurs créances impayées. Grâce à une approche professionnelle et à une bonne compréhension des enjeux financiers, GESTION CREDIT EXPERT s’impose comme un partenaire garant des bonnes relations commerciales entre les créanciers et leurs clients. 

Le processus de recouvrement de créances en 5 étapes 

Comme expliqué précédemment, le recouvrement de créances est un processus visant à récupérer la somme due par votre client débiteur. Le chargé de recouvrement suit un processus qui se décompose en 5 étapes clés : 

1/ Confirmer que la créance est bien réelle

Avant d’entamer toute procédure, il est nécessaire de s’assurer que la créance est légitime et bien fondée. Il faut alors vérifier les documents, contrats ou factures impayées pour confirmer l’existence d’une dette envers vous ou votre entreprise.  

2/ Délai de prescription : est-il dépassé ? 

La prescription est la durée légale au-delà de laquelle une dette devient non recevable en justice. Il est important de connaître les règles de prescription en matière de dettes pour maintenir des relations commerciales équitables, éviter les poursuites inutiles et préserver la crédibilité de l’entreprise. 

  • Délai légal pour réclamer le paiement d’une créance

Chaque créance peut avoir une durée de prescription différente. Par exemple, les créances commerciales ont des délais différents des créances entre consommateurs. En règle générale, les délais de paiement varient de 1 à 5 ans. 

  • Combien de temps un créancier peut-il réclamer cet impayé ? 

Selon l’article L218-2 du Code de la consommation, un professionnel dispose d’un délai de paiement de 2 ans pour réclamer une créance auprès d’un particulier. Si la créance concerne deux commerçants, alors le délai est de 5 ans selon l’article L110-4 du Code du Commerce

  • Peut-on réclamer le paiement d’une créance 10 ans après ?

Selon l’article L.111-2 du Code des procédures civiles d’exécution, il est possible de réclamer le règlement d’une facture 10 ans après, uniquement par recouvrement forcé. Le demandeur doit impérativement être muni d’un titre exécutoire. Ce titre permet de récupérer une créance en procédant à une saisie immédiate et forcée à l’encontre du débiteur. 

3/ Recouvrement de créances à l’amiable : une approche simple et respectueuse

Si la créance est légitime, il est tout de même préférable d’essayer de recouvrer cette créance à l’amiable. Cela peut impliquer des négociations avec le débiteur pour établir un plan de paiement ou trouver un compromis qui convienne aux deux parties. 

4/ Mise en demeure : une phase déterminante

Si les tentatives amiables échouent, la mise en demeure devient une étape décisive. Une mise en demeure est une notification formelle au débiteur, l’informant de sa dette et lui accordant un délai pour régler la situation. Cette étape montre votre sérieux et votre détermination à encaisser votre créance.

5/ En cas d’échec des étapes précédentes : passer à l’étape de poursuites judiciaires

Si toutes les tentatives précédentes échouent, il devient alors nécessaire d’entamer une procédure judiciaire pour le recouvrement. Cette étape consiste à saisir le tribunal compétent (Tribunal de Commerce ou Tribunal de Grande Instance pour les particuliers) pour obtenir un titre exécutoire et ainsi procéder à une saisie immédiate et forcée de votre créance.

Les outils pour un recouvrement efficace

Le recouvrement de créances est un pilier essentiel de la gestion financière. Pour mener à bien cette procédure délicate, l’utilisation d’outils et de stratégies peut grandement faciliter le processus et maximiser les chances de succès : 

  • Logiciels de gestion de créances : les logiciels de gestion des créances sont des alliés précieux. Ils offrent une vue d’ensemble claire et organisée de toutes les créances en cours, des échéances à venir, et des actions entreprises. Ces logiciels, comme Clearnox ou B2Brouter, automatisent les rappels de paiement et facilitent la communication avec les débiteurs. 
  • Modèles de lettres de relance : les modèles de lettres de relance garantissent une approche uniforme dans la communication avec les débiteurs. Pour rédiger une lettre de relance performante, il est important d’utiliser un ton courtois et factuel. Indiquer clairement la créance en question, les modes de règlement possibles, les échéances et les conséquences en cas de non-paiement encouragera votre client débiteur à vous répondre rapidement.
  • Recours à une société de recouvrement : lorsque les tentatives internes de recouvrement n’aboutissent pas, il est vivement conseillé de faire appel à une entreprise de recouvrement spécialisée. Groupe 100% français et indépendant, GESTION CREDIT EXPERT offre une expertise solide pour accompagner les entreprises dans leurs enjeux relatifs au recouvrement de créances. Forts de plus de 50 ans d’expérience, nous avons su développer un réseau de plus de 300 partenaires, ce qui nous permet d’intervenir également à l’étranger. 

Comment les sociétés de recouvrement gèrent-elles les litiges avec les débiteurs ?

Le recouvrement de créances est une discipline qui requiert à la fois rigueur et finesse pour maintenir l’équilibre financier tout en préservant les relations professionnelles. Voici 3 pratiques qu’adoptent fréquemment les agences de recouvrement pour mener à bien cette procédure : 

  • Communication avec le client débiteur : lorsqu’un client est en retard de paiement, la société de recouvrement privilégie une communication ouverte et constructive. Elle adopte un ton courtois et non agressif, en cherchant à comprendre la cause du retard de paiement. En effet, les raisons d’un impayé résultent parfois d’une incompréhension entre le créancier et son client, d’un couac dans le processus de suivi des factures fournisseurs… Ainsi, le chargé de recouvrement aura à cœur de préserver les relations commerciales lorsqu’il mènera les diligences nécessaires pour récupérer les impayés du créancier.  
  • Négociation et plan de paiement : après l’évaluation de la créance et le contact avec le débiteur, la société de recouvrement peut négocier avec le débiteur un plan de paiement adapté à sa situation financière si le contexte est propice. 
  • Gestion du temps : L’entreprise de recouvrement construit un plan de relance adapté et systématique pour chaque profil débiteur. En effet, le meilleur moyen de résoudre les impayés rapidement est d’avoir une approche rythmée. Plus les impayés sont gérés dès qu’ils se produisent, plus les chances de recouvrer sont importantes. Confier tôt le recouvrement à un expert en la matière permettra au créancier :
  1. De se décharger d’une tâche chronophage
  2. De débloquer vite la situation du simple fait que l’agence de recouvrement soit intervenue
  3. De préparer son dossier en prévision d’une éventuelle phase contentieuse.

Chez GESTION CREDIT EXPERT, nous sommes convaincus que le recouvrement efficace peut être mené de manière respectueuse et positive, pour préserver les relations d’affaires à long terme. Au-delà de notre expertise, nous mettons en avant notre démarche RSE et notre engagement de Qualité, garantissant ainsi des pratiques éthiques et durables dans nos actions de recouvrement.

Faites-nous confiance pour maintenir une santé financière solide et responsable pour votre entreprise.