Facturation: les nouvelles règles au 1er Octobre 2019

Mélanie

La facturation est une étape essentielle pour les entreprises. La législation à ce sujet est stricte. Il y a des règles claires à respecter dans le processus d’édition et d’envoi des factures. Nous vous proposons une synthèse des obligations à suivre et des nouvelles règles applicables à compter du 1er octobre 2019. Ces nouveautés aideront à ce que le traitement des factures s’accélère et à ce que les délais de paiement se réduisent.


 

LA FACTURATION, UNE ÉTAPE RIGOUREUSE A RESPECTER OBLIGATOIREMENT

La facturation consiste à créer un document commercial et comptable sur lequel figure une note précise et détaillée des produits vendus ou des services fournis, et de leurs conditions d’achats et ventes.

Pour les professions libérales, la facture est appelée « note d’honoraires ». Elles sont assujetties aux même règles et obligations légales que les factures.

La rectification ou l’annulation d’une facture est possible lorsqu’elle comporte une erreur. Pour cela il faut :

  • Établir une nouvelle facture en remplacement de la précédente. La facture remplacée doit être mentionnée sur la nouvelle facture.
  • Établir un avoir faisant référence à la facture sur lequel il porte.

En revanche, il est impossible de la supprimer.

 

DE NOUVELLES MENTIONS OBLIGATOIRES SUR LA FACTURE

Une facture doit être rédigée en français, établie en deux exemplaires sous format papier ou électronique, et comporter toutes les mentions obligatoires.

Par ailleurs, l’Ordonnance 2019-359 du 24 avril 2019 introduit deux nouvelles mentions devant figurer sur les factures émises à compter du 1er octobre 2019 :

  • L’adresse de facturation lorsqu’elle est différente de l’adresse des parties,
  • Le numéro de bon de commande s’il a été préalablement établi par l’acheteur.

 

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DES RÈGLES DE TRANSMISSION DE FACTURE QUI ÉVOLUENT

Le vendeur est tenu de délivrer la facture à son client dès la réalisation de la livraison ou de la prestation de service.

Une nouveauté sera applicable dès le 1er octobre 2019. L’acheteur s’il n’a pas reçu de facture, est désormais tenu de la réclamer.

En principe, les entreprises transmettent leurs factures aux clients en format papier par voie postale ou les remettent en main propre directement.

Il est également possible pour les professionnels de les transmettre par voie électronique à condition que le client accepte ce mode d’envoi. Ce procédé est intéressant pour les entreprises qui dématérialisent leur processus de facturation.

 

DES NOUVELLES SANCTIONS APPLICABLES EN CAS DE NON-RESPECT DES RÈGLES DE FACTURATION

En cas de défaut de facturation (absence totale de facturation), d’omission de mentions, ou d’inexactitudes, les amendes peuvent être lourdes. L’ordonnance du 24 avril 2019 a défini de nouvelles sanctions administratives :

  • 75.000 € pour une personne physique,
  • 375.000 € personne morale,
  • En cas de récidive dans les 2 ans l’amende est doublée.

 

LES NOUVELLES RÈGLES EN TERMES DE FACTURATION, UNE OPPORTUNITÉ POUR RÉDUIRE LES DÉLAIS DE PAIEMENT

La première étape pour être réglé dans les délais impartis repose sur la qualité du processus de facturation. Plus vous serez rigoureux dans le processus d’édition et d’envoi de vos factures, plus les délais de paiement seront courts. Les éléments comme par exemple la référence de la commande ou du contrat peuvent en pratique se révéler utiles, voire indispensables : le client pourra facilement rapprocher la commande à la facture reçue correspondante, et ainsi la valider comme “bonne à payer”. Dans certaines entreprises en effet, si cet élément est manquant, la facture ne peut être traitée et doit être renvoyée au fournisseur, ce qui rallonge d’autant son délai de paiement.

Au-delà des informations complémentaires désormais obligatoires, l’exactitude des éléments inscrits sur la facture est essentielle : il arrive souvent que l’adresse du client soit incomplète voire erronée. Ainsi la facture a plus de chance de s’égarer, et les délais de paiement ont plus tendance à s’allonger.

 


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