Covid-19 et rentrées de cash : 4 leviers pour une bonne gestion du poste clients
Le Prêt Garanti par l’Etat (PGE) est un apport de trésorerie qui permet aux entreprises de pallier temporairement leur manque à gagner, mais ce dispositif n’est pas parfait et il ne leur suffira pas. Les entreprises devront changer et s’adapter pour assurer la reprise rapide et durable de leurs activités et absorber les défaillances de leurs propres clients.
« Pour s’améliorer, il faut changer ; donc pour être parfait il faut avoir changé souvent » disait Winston Churchill.
La crise est une opportunité pour repenser la gestion de votre risque et de votre crédit clients, c’est le moment d’optimiser votre processus « sales-to cash ». Christophe NOBILET, CEO de GESTION CREDIT EXPERT, et Scarlett FAVRE-VERAND, Dirigeante d’EFFICASH vous livrent 4 leviers clés sur lesquels toute entreprise peut agir, quelle que soit sa taille ou son secteur.
Maximisez vos chances d’être payé en veillant à la qualité de vos données clients
Adressez vos factures et vos relances à la bonne personne pour augmenter vos chances d’être régléen temps et en heure.
Renforcez la qualité des informations de contact pour ne pas perdre de vue vos clients :
- Les informations de contact clients doivent être renseignées ou mises à jour pour chacune des 3 étapes clés de la facturation : l’envoi des factures, la validation des factures et le paiement des factures. L’adresse postale est évidemment essentielle, mais ne négligez pas l’e-mail. Les lignes directes des contacts, voire les numéros de portables sont également indispensables quand les emails ne fonctionnent pas/plus, ou que leur accès est limité.
- Dotez-vous d’une vision unique de vos clients : centralisez les informations de contacts clients pour maintenir des données fiables et sans doublon, dans un CRM du type Salesforce par exemple.
Réduisez vos délais de paiement clients grâce à la dématérialisation de votre facturation
En ces temps de confinement, l’heure est désormais au tout numérique et à la mise en œuvre immédiate de la dématérialisation des factures.
Pour être sûr que vos clients vous règlent dans les meilleurs délais alors que les services postaux sont réduits et que les entreprises ont, pour beaucoup, généralisé le télétravail :
- Envoyez systématiquement vos factures par e-mail en format PDF, des prestataires spécialisés dans l’éditique peuvent vous faire gagner du temps dans la transformation de ce processus. C’est efficace et économique. Vous serez assurés que vos factures ne s’égarent pas et qu’elles arrivent bien à la connaissance de vos clients. Enfin, ce système signe la fin de l’ère des copies papier de factures, des fausses objections clients ou des envois en LRAR qui arrivent en retard.
- Mettez en place des prélèvements automatiques, les paiements par e-mail ou sms, les paiements par CB ou par virement : « exit » les règlements par chèques, par effets de commerce trop coûteux et trop risqués, soit parce qu’ils arrivent en retard ou se perdent, soit parce qu’ils sont sans provision.
- Généralisez la relance par des e-mails automatiques personnalisés ou des appels téléphoniques ciblés. Les relances papiers rédigées de manière conventionnelle… on oublie ! Votre trésorerie ne doit pas souffrir de retard de paiement, œuvrez pour un résultat immédiat.
Améliorez votre BFR pour réduire vos tensions de trésorerie
Le besoin en fonds de roulement traduit l’impact financier qu’une entreprise supporte à cause du décalage entre les encaissements et les décaissements. Un besoin en fonds de roulement important risque d’entraîner des difficultés de trésorerie, un bon gestionnaire doit donc constamment chercher à l’améliorer et repenser régulièrement ses process.
Les 3 étapes à suivre pour améliorer votre BFR :
- Accélérez la gestion de vos flux
- Industrialisez et automatisez la gestion des encaissements pour une gestion « Juste à Temps » des encours clients
- Déployez un outil simple de gestion du crédit clients pour :
- Automatiser vos workflows
- Personnaliser votre relation financière clients
- Renforcer vos actions de relance clients et agir sans délai : « 1er contacté – 1er payé »
- Mieux connaître vos clients et leurs risques associés
- Repenser la gestion de vos accords de crédit
Découvrez nos solutions d’optimisation du BFR ou des processus order-to-cash :
- Formation in situ ou en ligne (classes virtuelles)
- Audit/diagnostic flash/recommandations/gestion de projets/conduite ou accompagnement du changement (notamment la dématérialisation)
- Externalisation de la gestion pour agir sans délai (outils, processus, compétences)
- Internalisation : envoi de compétences in situ en renfort des équipes existantes
Faites rentrer votre cash en renforçant votre communication clients
La crise est bien là et touche tout le monde. L’un des effets bénéfiques, c’est que l’argent qui manque n’est plus un sujet tabou. Les équipes commerciales et les clients sont plus facilement mobilisés lorsqu’il s’agit de sauver leur entreprise.
Dans ce contexte, la menace n’est pas bien utile pour se faire payer, le savoir-être dans la relation clients fait toute la différence en revanche :
- Placez-vous sur un pied d’égalité avec vos clients
- Optez pour un discours simple, court, concret
- Faites preuve d’empathie et d’assertivité, vos clients sont en difficulté eux aussi ; ils apprécieront votre compréhension à leur égard
- Déléguez le recouvrement de vos impayés à des experts si vous ne savez pas le faire de manière systématique et professionnelle. Le recouvrement est un métier à part entière qui nécessite notamment de maîtriser parfaitement la négociation par téléphone. En temps de crise économique, on ne peut pas se contenter de réclamer le paiement de ses factures, on doit négocier avec ses clients, a fortiori lorsque les tribunaux sont fermés et que le recours aux procédures judiciaires est très limité.
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