prévenir les impayés: 5 règles à respecter

Vous souhaitez éviter les impayés? Voici 5 règles à respecter.

Mélanie

Prévenir les risques d’impayés n’est pas si complexe qu’il n’y paraît, y compris pour les TPE/PME. Il suffit de quelques bonnes habitudes à prendre. Voici quelques règles de base à suivre.

 

COLLECTEZ LES BONS RENSEIGNEMENTS SUR VOS CLIENTS

Avant de contractualiser avec vos clients ou de leur accorder un crédit ou un délai de paiement, vous devez contrôler leur situation financière. Vous évaluerez ainsi au plus juste leur solvabilité et le risque d’impayés qui pèse sur la transaction commerciale. Vous devez également vous assurer de la mise à jour régulière des informations relatives à vos acheteurs (forme juridique, adresse de facturation, nom de l’interlocuteur…)

3 types d’outils sont disponibles pour vous aider :

 

  • L’information légale et financière

L’information légale, ce sont les données publiques que les entreprises sont légalement obligées de communiquer à l’Insee, aux greffes des tribunaux de commerce, etc. Rassemblées sur des bases de données comme societe.com, elles permettent notamment d’examiner les bilans, et de vérifier l’absence de signes avant-coureurs de difficultés financières (inscriptions de privilèges de l’Urssaf, du Trésor, etc.).

Mais l’information légale et financière disponible se fait de plus en plus rare.  Depuis que la loi Macron (lien vers infographie) a été mise en application en 2015, le nombre de bilans d’entreprises déposés au greffe avec une démarche de confidentialité a plus que doublé : en 2018, 53.6% des bilans ont été publié en confidentiel vs 26.5% en 2015.

 

Et pour les informations encore disponibles, elles sont trop anciennes Elles sont souvent datées et ne reflètent en rien la situation des entreprises évaluées. Les bilans, par nature, illustrent un instant donné de la santé financière de vos clients et ne prennent pas en compte ce qu’il s’est passé depuis leur établissement.

 

Autre limite : c’est à l’utilisateur seul, à partir des chiffres transmis, de se faire ses propres conclusions quant aux conditions raisonnables de crédit à appliquer à ses clients.

 

  • Les bases de données à valeur ajoutée

Certaines bases de données comme Infolegale ou Dun&Bradstreet comportent un avis sur la solvabilité des entreprises et l’encours crédit à leur accorder. Les bases de données à valeur ajoutée offrent une information plus actualisée. Parce qu’aux données publiques, s’ajoutent les informations recueillies auprès de multiples autres sources (assureurs crédit, banques, etc.). Une notation est attribuée sur la solvabilité des entreprises monitorées. Ainsi elles aident à orienter l’encours crédit à leur accorder. Leur limite ? Tous les pays ne sont pas couverts et les fiches entreprises ne sont pas forcément à jour (la mise à jour régulière ne se fait souvent que sur les entreprises cotées et les grandes entreprises).

 

  • Les renseignements commerciaux réalisés à la demande

Le renseignement commercial : des informations fraiches, exclusives et fiables en France et à l’international. Il consiste en une analyse quantitative des données financières couplée à des enquêtes terrain. C’est une solution qui propose une information profonde et vraiment exhaustive pour évaluer au plus juste les risques liés aux transactions commerciales :

  • Actualisé au jour de la demande, le renseignement commercial concerne les personnes morales, quel que soit leur forme juridique, qui publient leurs comptes ou non, qui ont fait l’objet d’une inscription récente ou non.
  • Les données sont recueillies « sur le terrain » et directement auprès de vos interlocuteurs comme par exemple confirmation d’une procédure collective imminente, qualité des relations bancaires, principaux fournisseurs ou clients, carnet de commandes, climat social, etc.
  • À ce jour c’est la seule solution disponible qui reste fiable pour évaluer la santé financière de vos clients étrangers quelle que soit la zone géographique.

Si vous cherchez une solution pour évaluer la solvabilité de vos clients, renseignez-vous auprès de notre équipe d’analystes enquêteurs.

 

SOIGNEZ VOS CONDITIONS GÉNÉRALES DE VENTE

Pour vous protéger efficacement des créances impayées, faites signer à vos clients des CGV personnalisées et adaptées à votre entreprise. Bien rédigées, elles constituent un bouclier efficace pour cadrer et sécuriser vos relations commerciales.

 

IMPLIQUEZ ET SENSIBILISEZ VOS ÉQUIPES AUX RISQUES D’IMPAYÉS.

Les informations et impressions collectées par les forces de vente sur le terrain, le service qualité, la logistique et l’ADV sont précieuses parce qu’elles sont ‘fraiches’ et qu’elles peuvent expliquer certaines données dans les bilans. Un stock en croissance, la perte d’un gros marché, un turn-over des équipes plus important, des réclamations plus nombreuses ... C’est autant de signaux qui peuvent alerter. Il est donc très important d’instaurer une culture cash à tous les niveaux de l’entreprise. Comment ? En évoquant ce sujet de manière récurrente au cours des réunions de service, des temps de formation, lors des conventions annuelles ou encore dans les documents de communication interne.

Plus encore, directeurs financiers, credit managers et directeurs commerciaux doivent parler le même langage et communiquer ensemble régulièrement. Rappelez à tous que la performance de l’entreprise, au-delà du chiffre d’affaires réalisé, s’évalue surtout au niveau du cash disponible. Vendre c’est bien, être payé en temps et en heure c’est encore mieux.

 

ÉTABLISSEZ VOS FACTURES CORRECTEMENT

La facturation est une action essentielle dans le processus commercial pour n’importe quelle entreprise. La législation en la matière est stricte : il y a des règles de facturation  à respecter, en matière de forme, de mentions obligatoires à faire apparaître, de délais et de mode de transmission des factures.

Pour gagner du temps et éviter les erreurs, appuyez-vous sur des progiciels comptables. Il en existe des simples et intuitifs comme Sinao qui savent s’adapter à votre environnement marché et fonctionnel.

 

AYEZ UN PROCESSUS DE RELANCE BIEN DÉFINI

Sensibiliser vos clients à la nécessité de respecter les échéances. Pour cela assurez-vous que votre processus de relance des factures non réglées soit bien défini, rythmé et bien suivi dans le temps. Cela vous permettra de réagir vite en cas de non-respect de la date de paiement définie selon les conditions contractuelles prévues.

Plus tôt vous appellerez un client qui n’a pas réglé sa facture, plus vous serez crédible et meilleure seront les chances de récupérer rapidement votre argent.

Voici un exemple :

 

 

 

Si vous devez faire face à un pic d’activité, à un nombre inhabituel d’impayés ou à un manque ponctuel ou chronique de personnel, n’hésitez pas à externaliser la relance. Vous gagnerez un temps précieux.

 

 


Si vous cherchez une solution personnalisée pour augmenter votre trésorerie et réduire vos risques de crédit clients, notre équipe d’experts étudiera avec vous l'approche la plus adaptée à votre situation.

 

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