prévenir les impayés: 5 règles à respecter

Vous souhaitez éviter les impayés? Voici 5 règles à respecter.

Mélanie

Prévenir les risques d’impayés n’est pas si complexe qu’il n’y paraît, y compris pour les TPE/PME. Il suffit de quelques bonnes habitudes à prendre. Voici quelques règles de base à suivre.

 

COLLECTEZ LES BONS RENSEIGNEMENTS SUR VOS CLIENTS

Vous devez contrôler la situation financière de vos clients avant de leur accorder un délai de paiement. Vous devez également vous assurer de la mise à jour régulière des informations relatives à vos clients (évolution du capital, de la forme juridique, de l’adresse de facturation, des noms et coordonnées de vos interlocuteurs…). Vous évaluerez ainsi leur solvabilité et le risque d’impayés (risque de crédit) qui pèse sur vos relations commerciales.

3 types d’outils sont disponibles pour vous aider :

 

  • L’information légale et financière

L’information légale, ce sont les données publiques que les entreprises sont légalement obligées de communiquer à l’Insee, aux greffes des tribunaux de commerce, etc. Rassemblées sur des bases de données comme societe.com, elles permettent notamment d’examiner les bilans, et de vérifier l’absence de signes avant-coureurs de difficultés financières de vos partenaires (inscriptions de privilèges de l’Urssaf, du Trésor, etc.).

Toutefois, l’information légale et financière disponible se fait de plus en plus rare.  Depuis que la loi Macron a été mise en application en 2015, le nombre de bilans d’entreprises déposés au greffe de manière confidentielle a plus que doublé : en 2018, 53.6% des bilans ont été publié en confidentiel contre 26.5% en 2015. Cette tendance va se poursuivre, il va donc être de plus en plus compliqué de disposer de ces informations.

Les informations qui sont encore disponibles ou accessibles, sont quant à elles souvent trop anciennes, elles ont 6 à 18 mois d’ancienneté, durée pendant laquelle la situation financière de votre client a pu largement changer. Les bilans publiés, par nature, illustrent la santé financière de vos clients à instant donné, sur une période antérieure et ne prennent pas en compte ce qui s’est passé depuis lors ni même ce qui se passe en ce moment.

Autre limite : c’est à l’utilisateur seul, à partir des chiffres transmis, de se faire sa propre opinion sur la santé financière de son client et de tirer ses propres conclusions quant aux conditions raisonnables de crédit à appliquer avec ses clients.

 

  • Les bases de données à valeur ajoutée

Certaines bases de données comme Infolegale ou Dun&Bradstreet fournissent aussi un avis sur la solvabilité des entreprises et l’encours crédit à leur accorder. Les bases de données à valeur ajoutée offrent une information plus actualisée, parce qu’aux données publiques, elles ajoutent les informations recueillies auprès de multiples autres sources (assureurs crédit, banques, etc.). Une notation est attribuée sur la solvabilité des entreprises suivies. Ainsi, elles aident à orienter les décisions de limites de crédit. Malheureusement, l’agrégation de données ne suffit pas à certaines prises de décision à fort enjeu : tous les pays ne sont pas non plus couverts et enfin les fiches entreprises ne sont pas forcément à jour (la mise à jour régulière se fait le plus souvent sur les plus grandes entreprises).

  • Les renseignements commerciaux réalisés à la demande

Le renseignement commercial : des informations fraîches, exclusives et fiables en France et à l’international. Il consiste en une enquête sur mesure pour rassembler des informations actuelles sur les chiffres et la dynamique « business » de l’entreprise à un instant « t » ; ces informations de terrain, combinées à l’analyse des données financières disponibles et rassemblées fournit finalement une information vraiment exhaustive sur la santé d’une entreprise et d’évaluer les risques de crédit au mieux :

  • L’enquête de renseignement commercial concerne les personnes morales, quelle que soit leur forme juridique, qu’elles publient leurs comptes ou non, qu’elles aient fait l’objet d’une immatriculation récente ou non.
  • Les données sont recueillies « sur le terrain » et directement auprès de vos interlocuteurs, comme par exemple : confirmation d’une procédure collective imminente, qualité des relations bancaires, principaux fournisseurs ou clients, état du carnet de commandes, climat social, etc.
  • À ce jour c’est la seule solution disponible qui reste fiable pour évaluer la santé financière de vos clients français ou étrangers, quelle que soit leur base géographique.

Si vous cherchez une solution pour évaluer la solvabilité de vos clients, renseignez-vous auprès de notre équipe d’analystes enquêteurs.

 

SOIGNEZ LA RÉDACTION DE VOS CONDITIONS GÉNÉRALES DE VENTE

 

Pour vous protéger efficacement des risques d’impayés, faites signer à vos clients des CGV réellement adaptées à l’activité de votre entreprise. Bien rédigées, vos CGV constituent un bouclier efficace pour sécuriser vos relations commerciales.

 

IMPLIQUEZ ET SENSIBILISEZ VOS ÉQUIPES AUX RISQUES D’IMPAYÉS.

Les informations et les impressions collectées par vos équipes sur le terrain (commerciaux, livreurs), ou par les divers services qui interagissent avec vos clients (qualité, logistique , comptabilité clients, ADV…) sont précieuses parce qu’elles sont ‘fraiches’ et qu’elles peuvent expliquer certaines données dans les bilans. Un stock en croissance, la perte d’un gros marché, un turn-over des équipes plus important, des réclamations plus nombreuses ... Ce sont autant de signaux qui peuvent vous alerter. Il est donc très important d’instaurer une culture cash à tous les niveaux de l’entreprise. Comment ? En évoquant ce sujet de manière récurrente au cours des réunions de service, des formations, lors des conventions annuelles ou encore dans les documents de communication interne.

Plus encore, directeurs financiers, credit managers et directeurs commerciaux doivent parler le même langage et communiquer ensemble régulièrement. Rappelez à tous que la performance de l’entreprise, au-delà des bons de commande ou du chiffre d’affaires facturé, s’évalue surtout au niveau du chiffre d’affaires encaissé et du cash disponible. Vendre c’est bien, être payé en temps et en heure c’est encore mieux. Un vrai client est d’ailleurs un client qui paye vos factures à l’heure.

 

ÉTABLISSEZ VOS FACTURES CORRECTEMENT

La qualité de la facturation est essentielle dans le processus commercial pour n’importe quelle entreprise. Vérifiez la clarté, la précision et la complétude de vos factures. La réglementation en la matière est stricte, c’est une contrainte mais c’est aussi une aide : il y a des règles de facturation à respecter par vous et des mentions obligatoires à faire apparaître sur les factures, mais il y a aussi des contraintes à respecter par vos clients (délais de paiement, indemnité forfaitaire due pour toute facture en retard de règlement…).

Pour gagner du temps et éviter les erreurs, appuyez-vous sur des progiciels comptables. Il en existe des simples et intuitifs comme Sinao qui savent s’adapter à votre environnement marché et fonctionnel.

 

DÉFINISSEZ UN PROCESSUS DE RELANCE CLAIR ET SOLIDE

Sensibiliser vos clients à la nécessité de respecter les échéances. Pour cela, assurez-vous que votre processus de relance des factures soit clair, rythmé et bien suivi dans le temps. Cela vous permettra de réagir vite en cas de non-respect de la date de paiement définie selon les conditions contractuelles prévues.

Plus vous relancerez rapidement un client qui n’a pas réglé sa facture à l’échéance, plus vous serez crédible dans votre démarche, et meilleures seront vos chances de récupérer rapidement votre argent.

Voici un exemple de processus de relance :

 

processus de relance client

 

 

Si vous devez faire face à un pic d’activité, à un volume inhabituel de factures impayées, ou à un manque ponctuel ou chronique de personnel, n’hésitez pas à externaliser votre relance et votre recouvrement. L’aide de bons professionnels vous fera gagner un temps précieux.

 


Si vous cherchez une solution personnalisée pour augmenter votre trésorerie et réduire vos risques de crédit clients, notre équipe d’experts étudiera avec vous l'approche la plus adaptée à votre situation.

 

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