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10 bonnes pratiques pour recouvrer vos impayés

Christophe Nobilet, Dirigeant - GESTION CREDIT EXPERT

ANTICIPEZ LES IMPAYES AVANT QU'ILS NE SE PRODUISENT

1- Evaluez la santé financière de vos clients en amont de la contractualisation

Les outils pour ça :

  • les enquêtes de terrain sur-mesure (renseignements commerciaux) qui vous donnent une information fraiche et des réponses aux questions spécifiques que vous vous posez sur vos prospects ou clients
  • les bases de données d’informations financières
  • Vos équipes commerciales ou vos autres partenaires peuvent aussi détenir des informations permettant de valider la santé de vos clients.

 

2- Cadrez la transaction commerciale

Rédigez des conditions générales claires et complètes (clause pénale, clause de retour de marchandises, clause d’attributiond de compétences…), assurez-vous que les documents importants soient signés (contrat, CGV, bon de commande, bon de livraison…) et que vos cgv soient reprises au dos de vos autres documents (bon de commande, bon de livraison, factures).

 

3- Sensibilisez vos clients à la nécessité de respecter les échéances 

Informez bien vos clients sur le montant des frais encourus en cas de retard de paiement (indemnités forfaitaires de 40 € par facture payée en retard, intérêts de retard…).

 

4- Sensibilisez tous les acteurs liés à votre cycle de vente

  • Les commerciaux : pour qu’ils comprennent comment négocier les meilleures conditions de règlement dans l’acte de vente et les impacts financiers de cette négociation, quels sont les différents circuits de paiement de leurs clients, quel est le contexte réglementaire…
  • Les services livraison, ADV, … pour traiter ou anticiper au plus vite les litiges.
  • Les managers pour qu’ils pilotent et communiquent mieux avec des tableaux de bord simples, partagés avec l’ensemble des acteurs…

 

N’oubliez pas qu’un client satisfait est un client qui paye à l’heure et qui vous sera fidèle. Alors, améliorez à chaque fois que possible la satisfaction de vos clients, et vous récupérerez votre cash plus vite.

 


SI VOUS GEREZ LE RECOUVREMENT DE CREANCES DANS VOTRE ENTREPRISE

Il est primordial que votre organisation ait les moyens de sa mission.

 

5- Les objectifs de votre équipe recouvrement doivent être clairs pour tous 

Vérifiez que ce soit bien le cas à l’intérieur de l’équipe (objectifs individuels et collectifs) comme à l’extérieur (ce que la direction attend de vous).

 

6- Les compétences en matière de recouvrement doivent être appropriées 

Assurez-vous que les personnes en charge du recouvrement soient motivées et bien formées:

  • Un personnel bien formé restera vigilant et saura tirer parti des nouvelles techniques. Averti des dernières évolutions et actualités,  il sera plus à même de prendre les bonnes décisions
  • Savoir relancer et négocier par téléphone, écouter, comprendre et identifier les blocages sont des clés indispensables pour convaincre vos clients de vous payer, savoir les contraindre tout en veillant à préserver la relation commerciale.

 

7- Recouvrement: les processus, méthodes, et outils doivent être modernes et adaptés 

Les logiciels de recouvrement, les outils de mise en relation téléphonique modernes et innovants permettent de contribuer favorablement à la réussite de vos objectifs liés au recouvrement (réduction des délais de paiement, récupération de cash...).

 

8- Les stratégies de recouvrement : elles doivent être bien définies et adaptées à chaque client 

Les paramètres principaux que vous devez considérer dans l’élaboration des stratégies de recouvrement :

  • le profil des clients (particuliers, marché public/privé, marché de travaux…),
  • le profil payeur habituel des clients (bon payeur, expert, insolvable, négligeant,…),
  • la nature de la créance (civile ou commerciale, service ou marchandise…),
  • le montant et à l’ancienneté de la créance.

Combinez la gestion du risque avec les stratégies de relance, et vous pourrez mener des actions ciblées, personnalisées et de fait plus efficaces.  

 

De plus, il est très important que vos tâches soient planifiées, cohérentes, rythmées et suivies dans le temps : rappelons-le, la rigueur appelle toujours à la rigueur.

Enfin, ne laissez jamais un client vous payer régulièrement en retard, et faites toujours ce que vous dites (stopper les livraisons par exemple…), cela renforcera d’autant votre image.


 

SI VOUS FAITES APPEL A UNE SOCIETE DE RECOUVREMENT EXTERNE

Faire appel à un spécialiste du recouvrement offre de nombreux avantages. Encore faut-il choisir le bon partenaire.

 

9- Externaliser vos opérations de recouvrement: les avantages

  • Vous absorbez beaucoup mieux les pics et les creux de charge de travail
  • Vous vous recentrez sur votre cœur de métier : les sociétés de recouvrement peuvent vous faire bénéficier d’un personnel aux compétences spécifiques et consacrent le temps nécessaire aux activités de relance/recouvrement, un temps parfois long et qui peut s’avérer très coûteux.
  • Vous préservez votre image : vous bénéficiez de l’expertise d’un intermédiaire neutre pour gérer la relation client durant cette étape délicate.
  • Vous augmentez vos chances de récupérer plus rapidement votre trésorerie : en confiant vos impayés à un tiers, vous changez de ‘braquet’, votre client-débiteur comprend vite que votre partenaire ira jusqu’au bout pour obtenir le règlement qui vous est dû.
  • Vous optimisez vos frais de procédures judiciaires : les sociétés de recouvrement sont des clients habituels (voire très importants) des avocats et des huissiers :
    • elles savent donc comment les optimiser en temps et en coûts,
    • elles bénéficient aussi souvent de conditions tarifaires privilégiées pour toutes les prestations des avocats et huissiers (hors actes légaux dont les tarifs sont réglementés).
    • elles peuvent bien souvent vous permettre d’éviter la facturation d’actes qui ne sont pas indispensables.
    • À noter : les avocats et les huissiers peuvent être soit prestataires des sociétés de recouvrement, soit leurs concurrents directs, mais pas les deux à la fois.

 

10- Comment choisir votre cabinet de recouvrement : ne laissez rien au hasard

Pour le recouvrement de vos créances, les paramètres que vous devez prendre en compte sont nombreux (âge des créances, pièces présentes au dossier, nature et origine du débiteur…etc) et ne peuvent laisser la place à l’improvisation. Le recouvrement est une affaire de spécialistes, plus le service est spécialisé, plus il sera efficace.

Exigez de l'agence de recouvrement:

  • La déclaration légale et obligatoire d’activité en préfecture : l’activité de recouvrement de créances est règlementée,
  • son assurance civile professionnelle,
  • sa caution bancaire pour les fonds de tiers

Pour une vue exhaustive des critères qui vous permettront d'évaluer les capacités d'une société de recouvrement à récupérer vos impayés, cliquez ici.

Si vous hésitez encore à externaliser, rapprochez-vous d’une société qui peut vous proposer de la tester sur une mission courte avant de vous engager sur le long terme.

La performance finale du recouvrement dépendra certes, de la qualité des dossiers confiés, mais également et surtout de la qualité et de la pertinence des moyens mis en œuvre en interne ou donnés au professionnel choisi pour faire son travail.

 

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